Politique de protection des renseignements personnels

 

KAIRA TECHNOLOGIES INC.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

 

Politique mise à jour le 20 décembre 2024.

 

La protection de votre vie privée est importante pour Kaira Technologies Inc. (« Kaira » ou « nous »). C’est pourquoi nous prenons très au sérieux la confidentialité des informations personnelles de nos utilisateurs et le respect des lois applicables.

L’objectif de la présente politique de confidentialité (la « politique ») est d’expliquer et de décrire comment nous collectons, utilisons et divulguons vos informations personnelles. La politique est conçue pour se conformer aux lois sur la confidentialité du Québec et du Canada et, le cas échéant, au règlement général sur la protection des données (« RGPD ») applicable aux personnes physiques dans l’Union européenne (« UE »).

 

  1. Portée de la Politique

La Politique s’applique aux informations personnelles en notre possession ou sous notre contrôle, y compris les informations collectées lors de l’utilisation de l’application mobile Kaira ou lors de la navigation sur le site web de Kaira (les « Services Web »). La Politique s’applique également aux informations que nous recevons de tiers à votre sujet dans le cadre de la fourniture de nos services.

 

  1. Acceptation

L’utilisation des Services Web est également soumise au respect de nos Conditions générales, disponibles sur l’application mobile Kaira. En accédant à nos Services Web, vous acceptez d’être lié par les conditions générales contenues dans la Politique. Si vous n’acceptez pas d’être lié par ces conditions générales, veuillez ne pas accéder à nos Services Web ni les utiliser.

 

  1. Modifications de la Politique

Nous mettons occasionnellement à jour cette Politique et nous nous réservons le droit de modifier son contenu à tout moment. Toute modification apportée apparaîtra sur notre site Web et dans notre application. La date de la dernière version de la présente politique apparaît au bas de la page. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de la présente politique pour vos dossiers et de consulter régulièrement cette section de nos services Web.

 

  1. Consentement

Kaira reconnaît que votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos informations personnelles doit être manifeste, libre et éclairé. Votre consentement doit être donné à des fins spécifiques. Selon la nature et la sensibilité des informations personnelles, votre consentement peut être explicite (tel consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple, lorsque vous nous fournissez volontairement des informations personnelles). En règle générale, Kaira vous demandera votre consentement au moment de la collecte, sauf si la loi l’exige ou le permet.

 

Votre consentement peut être retiré à tout moment, sous réserve des restrictions légales applicables et d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles, nos services Web pourraient ne plus être disponibles et Kaira pourrait ne plus être en mesure de vous fournir certains services.

 

  1. Collecte de vos informations personnelles

Kaira ne collecte que les informations personnelles vous concernant qui sont nécessaires à l’établissement, à la gestion et au maintien de sa relation avec vous.

Par exemple, et sans limitation, des informations personnelles peuvent être collectées lorsque vous soumettez des informations via nos services Web, vous inscrivez pour accéder à votre compte en ligne, vous inscrivez pour recevoir notre newsletter ou participez à d’autres activités interactives en ligne. Les informations personnelles collectées peuvent inclure, sans s’y limiter, des informations d’identification, telles que vos nom et prénom, date de naissance, employeur, adresse postale complète, numéro de téléphone, adresse e-mail et protocole Internet (communément appelé « adresse IP »).

Des informations qui ne vous identifient pas personnellement, telles que des informations sur votre situation professionnelle, votre situation familiale, vos rêves et vos projets, peuvent également être collectées afin de nous permettre de vous fournir des services personnalisés.

 

  1. Collecte d’informations personnelles par l’intermédiaire de tiers

En général, nous obtenons les informations directement auprès de vous. Cependant, nous pouvons également collecter des informations personnelles vous concernant auprès de sources externes, avec ou sans votre consentement, si la loi le permet.

Afin de vous fournir des services liés à votre santé financière, Kaira recueillera également des informations financières pour lesquelles vous l’avez autorisée directement auprès de vos institutions financières. Ces informations financières, qui peuvent inclure, sans s’y limiter, votre salaire, vos actifs, vos passifs, vos transactions, vos prêts, vos cartes de crédit, vos hypothèques et autres obligations, seront mises à jour automatiquement afin de nous permettre de vous fournir nos services personnalisés de coaching financier (sur une base quotidienne ou à toute autre fréquence nécessaire pour fournir nos services).

 

  1. Utilisation de vos informations personnelles

Les finalités pour lesquelles Kaira collecte vos informations personnelles sont déterminées avant ou au moment de la collecte. Kaira peut utiliser vos informations personnelles aux fins suivantes :

  • vous identifier en tant qu’utilisateur de nos services Web et vous permettre d’accéder à votre compte ;
  • vous fournir un accompagnement financier personnalisé ;
  • vous aider à maintenir une bonne santé financière et à développer vos connaissances en matière financière ;
  • établir et maintenir notre relation commerciale ;
  • améliorer nos offres de services, y compris l’utilisation des services Web ou de tout autre service en ligne, et soutenir notre recherche et développement ;
  • communiquer avec vous lorsque vous soumettez des questions, des commentaires et des suggestions ; ● vous fournir des informations sur nos services et produits financiers susceptibles de vous intéresser ;
  • prévenir les erreurs et les fraudes ;
  • respecter les exigences légales.

Kaira peut également utiliser vos informations personnelles pour compiler des statistiques. Cependant, ces statistiques ne permettent pas de vous identifier et ont été anonymisées. Vos informations personnelles ne seront pas utilisées à d’autres fins que celles décrites ci-dessus, sauf avec votre consentement ou si la loi l’exige ou le permet.

 

  1. Prise de décision automatisée

Vos informations personnelles peuvent être utilisées par Kaira pour prendre des décisions automatisées concernant les services susceptibles de vous intéresser ou de vous concerner. Cette prise de décision automatisée n’aura aucun effet légal ou juridique sur vous. Elle vise à générer automatiquement des recommandations basées sur

vos informations personnelles et financières. Sur demande, Kaira vous fournira des informations sur le fonctionnement de ce système automatisé.

 

  1. Communication de vos informations personnelles à des tiers au Québec

Kaira reconnaît que, sauf dans les cas décrits ci-dessous ou autorisés par la loi, la communication de vos informations personnelles à des tiers nécessite votre consentement.

L’accès à vos informations personnelles au sein de notre entreprise ne nécessite pas votre consentement. Toutefois, il est strictement limité aux personnes pour lesquelles ces informations sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et responsabilités.

Kaira peut partager vos renseignements personnels, sans votre consentement, avec ses agents, fournisseurs de services ou consultants qui ont besoin de ces renseignements dans le cadre des activités de Kaira ou pour aider Kaira à administrer ses services Web. Ces agents, fournisseurs de services et consultants s’engageront contractuellement à utiliser vos renseignements personnels exclusivement pour fournir des services spécifiques et à les garder confidentiels conformément à la présente politique.

Si votre employeur vous a fourni un accès gratuit à Kaira, nous pouvons partager avec lui des statistiques compilées à partir de vos informations personnelles. Toutefois, ces statistiques ne permettront pas de vous identifier et auront été anonymisées. Kaira s’engage à anonymiser vos informations personnelles et à adopter les meilleures pratiques statistiques afin de garantir que votre employeur ne puisse pas vous identifier.

 

Kaira peut également, sans votre consentement, divulguer vos informations personnelles, lorsque la loi le permet ou l’exige, par exemple pour prévenir une fraude ou un préjudice physique grave à toute personne. Chaque fois que Kaira est tenue de divulguer vos informations personnelles, elle s’efforcera de ne divulguer que les informations nécessaires dans les circonstances.

 

  1. Divulgation de vos informations personnelles en dehors de la province dans laquelle vous résidez habituellement

Kaira peut, de temps à autre, divulguer vos informations en dehors de la province dans laquelle vous résidez habituellement (à une autre province) dans le cadre de l’exécution d’un contrat de service ou d’affaires, par exemple pour l’hébergement ou le traitement de données. Le cas échéant, nous prendrons toutes les mesures appropriées pour nous assurer que le prestataire de services tiers protégera vos informations personnelles selon les mêmes normes de protection que Kaira et que vos informations personnelles ne seront pas utilisées à des fins autres que celles autorisées par la collecte ou par la loi. Si nous divulguons des renseignements personnels sensibles vous concernant à l’extérieur du Canada, nous obtiendrons votre consentement explicite. Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels sont divulgués et les circonstances qui ont mené à cette divulgation. Les coordonnées pour faire une telle demande sont fournies à la section 15 de la politique.

 

  1. Cookies

Votre utilisation des services Web permet à Kaira de compiler automatiquement certaines informations relatives à votre profil d’utilisateur, notamment l’adresse IP (Internet Protocol) de votre ordinateur, votre zone de géolocalisation, le système d’exploitation que vous utilisez, l’identité de votre fournisseur d’accès Internet, la date et l’heure auxquelles vous accédez à ce site Web, le site Web précédent que vous avez visité et qui vous a redirigé vers notre site Web, ainsi que le contenu consulté et téléchargé à partir de notre site Web.

Pour ce faire, notre site Web, comme la plupart des sites Web, utilise des cookies, qui sont de petits fichiers de données stockés sur votre ordinateur lorsque vous le visitez. Kaira et ses prestataires de services utilisent ces informations pour adapter le site Web à vos préférences et pour compiler des statistiques sur les visites et l’utilisation du site Web afin de l’améliorer.

Comme avec la plupart des navigateurs Internet, il est possible d’effacer les cookies du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de cookies ou de recevoir un avertissement avant qu’un cookie ne soit stocké. Cependant, cela peut affecter votre utilisation de nos services Web et vous risquez de ne pas avoir accès à toutes leurs fonctionnalités. Nous vous encourageons à consulter les sites Ads Setting et Network Advertising Initiative ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les cookies.

 

  1. Mesures de sécurité

Kaira a mis en place une série de mesures de sécurité pour protéger vos informations personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation et la modification non autorisés, en tenant compte, entre autres, de la sensibilité des informations et des fins auxquelles elles sont utilisées.

Ces mesures de sécurité comprennent :

  • des mesures physiques (par exemple, cartes d’accès au bureau pour les employés, enregistrement des visiteurs, sauvegarde et archivage des données à l’aide d’un système externe, etc.) ;
  • des mesures administratives ou organisationnelles (par exemple, restriction de l’accès au strict nécessaire, restriction des modifications selon le principe du moindre privilège) ; et ● des mesures technologiques (telles que la dépersonnalisation de vos informations personnelles, l’utilisation de mots de passe, l’utilisation d’un pare-feu, le cryptage des données, l’utilisation du protocole SSL, etc.) qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des informations, de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support.

Kaira applique également les mesures nécessaires pour s’assurer que tous ses employés sont informés du contenu de la politique et connaissent ses pratiques en matière de confidentialité.

Toutefois, aucun mécanisme n’offrant une sécurité parfaite, un risque résiduel subsiste. Il est de votre responsabilité, si vous créez un compte sur nos services Web, de garder votre mot de passe confidentiel et de le changer régulièrement, y compris en utilisant des facteurs d’authentification (2FA).

Si un incident de sécurité impliquant des informations personnelles se produit, Kaira divulguera, lorsque la loi l’exige, à la Commission d’accès à l’information du Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et aux personnes concernées la survenue d’un tel incident, et nous prendrons des mesures pour minimiser l’impact de l’incident de sécurité sur les personnes concernées. Kaira enquêtera également sur l’incident de sécurité et adoptera des méthodes pour réduire le risque qu’un incident de sécurité de même nature ou de type similaire se reproduise. Kaira conserve un registre de tous les incidents de sécurité impliquant des informations personnelles et, sur demande et lorsque la loi l’exige, mettra ce registre à la disposition des autorités compétentes en matière de protection de la vie privée.

 

  1. Exactitude

Kaira reconnaît qu’il est important de conserver des informations personnelles exactes, complètes et à jour, et prend des mesures raisonnables pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité des informations qu’elle utilise ou divulgue. Toutefois, il vous incombe d’informer Kaira de tout changement important concernant vos informations personnelles et de vous assurer que toutes les informations personnelles figurant dans votre compte sont exactes.

 

Il vous incombe également de tenir à jour vos informations auprès de votre institution financière, compte tenu des échanges fréquents d’informations entre votre institution financière et Kaira. Si vous constatez que vos informations financières doivent être corrigées, nous vous demandons d’effectuer immédiatement les modifications nécessaires auprès de votre institution financière.

Kaira ne conserve vos informations personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées, afin de respecter les exigences légales en matière de conservation et aussi longtemps que nécessaire pour protéger ses intérêts commerciaux légitimes.

 

  1. Traitement des informations personnelles des personnes situées dans l’Espace économique européen (EEE) et/ou l’UE

Kaira se conforme aux dispositions du RGPD, le cas échéant. La section 14 de la Politique s’applique exclusivement au traitement des informations personnelles en rapport avec l’EEE et l’UE, dans la mesure où ce traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans l’UE ou l’EEE et où les activités de traitement sont liées à la fourniture de biens ou de services ou à la surveillance du comportement d’une personne, dans la mesure où cela concerne un comportement ayant lieu au sein de l’EEE ou de l’UE. En cas de conflit entre la présente section 14 et le reste de la Politique, les dispositions de la présente section prévaudront, uniquement lorsque le traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans l’UE ou l’EEE et lorsque les activités de traitement concernent la fourniture de biens ou de services ou la surveillance du comportement de ces personnes, dans la mesure où il s’agit d’un comportement ayant lieu au sein de l’EEE ou de l’UE.

 

14.1 Consentement – Si votre consentement est donné dans une déclaration écrite qui traite d’autres questions, Kaira veillera à ce que la demande de consentement au traitement de vos informations personnelles soit clairement séparée.

 

14.2 Collecte, conservation et utilisation des informations personnelles

 Kaira ne conservera pas les informations personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, et Kaira prendra des mesures raisonnables pour indiquer à l’avance la durée pendant laquelle ces informations personnelles peuvent être conservées ou les critères permettant de déterminer cette durée.

 

14.3 Prise de décision individuelle automatisée

 Kaira reconnaît que vous avez le droit de savoir si vos informations personnelles sont traitées par un système de prise de décision automatisé. Sur demande, Kaira vous fournira des informations sur le fonctionnement de ce système automatisé. Sauf si la loi l’exige ou le permet, vous avez le droit de refuser qu’une décision vous concernant soit prise uniquement sur la base d’un système automatisé, lorsque cette décision a des conséquences juridiques pour vous.

 

14.4 Évaluation de l’impact sur la vie privée

 Kaira procédera à une analyse de l’impact sur la vie privée avant de mettre en œuvre de nouvelles technologies susceptibles de porter atteinte à vos droits et libertés, y compris votre droit à la vie privée.

 

14.5 Droit à l’effacement

Lorsque la loi le permet, vous avez le droit de demander à Kaira de supprimer et d’effacer vos informations personnelles sans délai déraisonnable.

 

14.6 Exactitude et protection

Kaira mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations personnelles avant leur collecte.

Kaira ne partagera les informations personnelles avec des agents externes, des mandataires, des consultants, des sous-traitants ou des prestataires de services que s’ils garantissent à Kaira que des mesures appropriées sont en place pour protéger les informations personnelles.

 

14.7 Responsabilité

Kaira reconnaît qu’elle est responsable de la protection des informations personnelles et elle est en mesure de démontrer sa conformité avec le RGPD lors du traitement des informations personnelles.

 

14.8 Procédure de réclamation, droit d’accès ou de rectification

 Kaira prend toutes les mesures nécessaires pour faciliter l’exercice de votre droit d’accès, de rectification ou d’obtention de vos informations personnelles. Vous pouvez toujours obtenir de notre part la confirmation que vos informations personnelles sont traitées. Toute rectification ou suppression de vos informations personnelles sera communiquée aux tiers auxquels ces informations ont été divulguées.

 

  1. Demandes d’accès et de rectification

Toutes les questions ou préoccupations concernant la présente politique ou la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos informations personnelles, y compris les demandes d’accès ou de rectification, doivent être adressées par écrit à la personne de contact suivante :

KAIRA TECHNOLOGIES INC.

Directeur financier

4, Place Ville Marie

Montréal (Québec) H3B 3Y1

Courriel : mario.vachon@kaira.ai

 

Vous avez le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels détenus par Kaira. Vous avez également le droit d’obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements personnels vous concernant. Nous vous fournirons vos renseignements personnels, lorsqu’ils sont recueillis par voie électronique, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également demander que vos renseignements personnels soient corrigés s’ils sont inexacts, incomplets ou trompeurs, ou si leur collecte, leur divulgation ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi.

 

Kaira répondra à toute demande d’accès ou de correction dans les 30 jours suivant la réception de la demande écrite. En cas de refus de fournir ou de corriger des informations, Kaira vous informera des raisons du refus et des sections de la loi applicable qui justifient ce refus, sous réserve des limitations prévues par la loi, et vous informera de vos recours.

Si Kaira refuse de corriger vos informations personnelles, nous vous permettrons d’ajouter des commentaires écrits à votre dossier concernant les informations personnelles dont la correction a été refusée. Kaira conservera également les informations personnelles qui ont fait l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser tous les recours prévus par la loi.

Pour plus d’informations sur votre vie privée et vos droits, vous pouvez contacter les autorités chargées de l’application de la loi suivantes :

  • Au Canada : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada www.priv.gc.ca
  • Dans l’Union européenne : Commission nationale de l’informatique et des libertés www.cnil.fr